Zatrudnienie pracownika wiąże się z wieloma obowiązkami. Nie chodzi tylko o wypłatę wynagrodzenia czy zapewnienie ubezpieczenia, ale również szereg dodatkowych kosztów. Niektóre są związane z organizacją stanowiska pracy, inne z odpowiednimi środkami ochrony zbiorowej i indywidualnej dla podwładnych. Nawet jeśli jednak specyfika wykonywanych zadań nie wymaga przygotowywania ubrań ochronnych, bardzo często – zwłaszcza w przypadku pracowników fizycznych – konieczne jest zapewnienie im ubrań oraz obuwia roboczego. Pracodawcy często dodają np. nadruki na koszulkach, aby dodatkowo promować firmę.
Wśród ubrań i odzieży roboczej najczęściej wymieni się ubrania ochronne np. kaski, buty robocze, ale również ubrania ostrzegawcze, takie jak kamizelka odblaskowa i spodnie odblaskowe, ale jest tego dużo więcej. Bywa jednak i tak, że pracownik zapewnia sobie strój roboczy we własnym zakresie lub samodzielnie zajmuje się czyszczeniem przekazanej mu odzieży. W takich przypadkach należy mu się ekwiwalent ze strony pracodawcy. Kiedy pracodawca musi przygotować się na taką ewentualność? Ile wynosi ekwiwalent za odzież roboczą? Przyjrzeliśmy się bliżej tym zagadnieniom.
Kiedy przysługuje odzież robocza i czym się charakteryzuje?
Obowiązek dostarczenia pracownikom odzieży oraz obuwia roboczego został zapisany w odpowiednich miejscach Kodeksu Pracy. Głównym kryterium są tutaj warunki, w jakich pracownik wykonuje powierzone mu zadania. Przepisy określają, że powinien otrzymać taką odzież w dwóch przypadkach. Pierwszym jest sytuacja, w której wykonywane przez niego obowiązki mogą skutkować zabrudzeniem lub zniszczeniem elementów jego prywatnej garderoby. Drugi przypadek to specyficzne wymagania związane z konkretnym stanowiskiem pracy – mogą to być kwestie technologiczne, sanitarne lub wynikające z zasad BHP. Obie te sytuacje są opisane w Polskich Normach.
Co ile należy się odzież robocza?
Zastanawiasz się, co ile należy się odzież robocza? Co do zasady, wydawaniem pracownikom ubrań roboczych zajmuje się pracodawca, który czyni to nieodpłatnie. To on decyduje również, jak często przysługuje odzież robocza na danym stanowisku. Takie ustalenia są kwestią indywidualną dla każdego przedsiębiorstwa. Ogólne przepisy w żaden sposób jej nie regulują. Takie informacje powinny się natomiast znaleźć w wewnętrznych regulaminach każdego zakładu pracy. Na ich podstawie opracowuje się tzw. tabelę norm przydziału ubrań. Musi ona określać maksymalny termin zużycia konkretnych elementów roboczej garderoby i butów.
Odzież robocza: jak często przysługuje?
Stopień zużywania się ubrań przekazywanych pracownikom wynika zarówno ze specyfiki wykonywanych zadań, jak i rodzaju obowiązującego przy nich stroju. Na przykład ubrania wierzchnie w typie kurtki czy bluzy będą zwykle bardziej wytrzymałe niż koszulki. Istotna jest więc także jakość materiału i samych elementów odzieży. Ta może być różna, ponieważ w przepisach również na ten temat nie zawarto precyzyjnych wytycznych.
W związku z tym to pracodawca decyduje, jaka odzież robocza jest potrzebna na danym stanowisku. Może on na przykład dostarczyć pracownikowi odpowiednio wyczyszczone i znajdujące się w dobrym stanie ubrania używane, jeśli tylko będą chronić przed zabrudzeniem. Dokładnie tak samo wygląda sytuacja z obuwiem roboczym. Wyjątkiem jest bielizna robocza, która musi być nowa.
Czym odzież robocza różni się od odzieży ochronnej?
Istotne jest jeszcze odróżnienie ubrań roboczych od odzieży ochronnej. Do tej drugiej kategorii należą bowiem ubrania, których zadaniem jest ochrona pracownika przed zagrożeniami wynikającymi z podejmowanej przez niego pracy. Nieraz jest uzupełniana o specjalistyczne akcesoria BHP. Do odzieży ochronnej zalicza się więc m.in. ubrania trudnopalne czy chroniące przed działaniem substancji chemicznych, ale także ubrania odblaskowe. Przepisy dotyczące odzieży ochronnej są jednak bardziej restrykcyjne, takie ubrania muszą bowiem posiadać odpowiednie certyfikaty.
Kiedy przysługuje ekwiwalent za odzież roboczą i obuwie robocze?
W niektórych przypadkach pracownicy mogą jednak samodzielnie przygotować strój roboczy. Do takich sytuacji dochodzi w porozumieniu z pracodawcą, pracownik zawsze musi też wyrazić zgodę na taką ewentualność. Wówczas powinien we własnym zakresie dopasować ubrania do specyfiki wykonywanej pracy, nie muszą to być jednak elementy zgodne z jakimiś zewnętrznymi normami. Wyjątkiem są stanowiska, przy których trzeba bezpośrednio obsługiwać maszyny lub możliwe jest skażenie odzieży środkami chemicznymi bądź biologicznymi.
Przerzucenie na pracownika obowiązku przygotowania ubrania roboczego nie oznacza jednak, że pracodawca nie ponosi żadnych kosztów. W takich sytuacjach jest bowiem zobowiązany do tego, by wypłacić podwładnym ekwiwalent za odzież roboczą. Jest to rodzaj zadośćuczynienia za koszty poniesione przez pracownika w związku z użytkowaniem w pracy ubrań zakupionych we własnym zakresie, które brudzą się i niszczeją.
Ekwiwalent za odzież roboczą: jak obliczyć jego wartość?
Jednym z najczęściej zadawanych w takich sytuacjach pytań są wątpliwości co do tego, jak obliczyć ekwiwalent za odzież roboczą. W tym przypadku ponownie nie istnieją ogólne przeliczniki przygotowane przez ustawodawcę, które pozwalałyby na automatyczne wyznaczanie kwoty przekazywanej na danym stanowisku. Ekwiwalent za odzież roboczą nie jest żadną stałą, narzuconą z góry kwotą.
Pracodawca ustala wysokość wypłacanego ekwiwalentu na podstawie aktualnych cen rynkowych elementów garderoby, które w jego zastępstwie musi nabyć pracownik. Wysokość ekwiwalentu jest zatem uzależniona od wymagań na danym stanowisku pracy oraz tego, jak bardzo zużywa się stosowana do jego obsługi odzież robocza. Pracodawca powinien zatem zorientować się, czego faktycznie potrzeba pracownikowi oraz jak często musi zmieniać wymagane w jego pracy ubrania.
W niektórych zakładach stosowany jest również wariant pośredni. Dopuszczalna jest bowiem sytuacja, w której pracodawca samodzielnie dostarcza podwładnym część ubrań roboczych, a pozostałe pracownicy nabywają we własnym zakresie. Wówczas pracodawca musi wypłacić ekwiwalent pomniejszony o wartość ubrań, które samodzielnie dostarczył.
Co ważne, przy ustalaniu, jaki ekwiwalent za odzież roboczą należy się danemu pracownikowi, osoby piastujące kierownicze stanowiska nie mogą wymagać od podwładnych dostarczania faktur czy dowodów zakupu poszczególnych ubrań. Kwota przekazywana w ramach ekwiwalentu musi jednak pozwalać na realne nabycie potrzebnej odzieży. W związku z tym, gdy pracownik jest zatrudniony w jednym zakładzie przez kilka lat, wysokość zasiłku może podlegać waloryzacji, uwzględniając rosnące ceny. Jeśli pracownik uważa, że wypłacany mu ekwiwalent za odzież roboczą jest zbyt niski, może dochodzić swoich praw pracowniczych.
Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej – kalkulator wiele by ułatwił…
Na barkach pracodawcy może także ciążyć jednak nie tylko ekwiwalent za odzież roboczą, a także jego drugi rodzaj. Jest nim równowartość kosztów ponoszonych przez pracowników w związku z praniem i konserwacją ubrań roboczych, czyli dodatek za pranie odzieży. Obowiązuje on wówczas, gdy podwładni sami dbają o swój strój roboczy. Wysokość takiego ekwiwalentu ponownie jest kwestią indywidualnie ustalaną pomiędzy podwładnym a pracodawcą.
Ekwiwalent za pranie powinien jednak odzwierciedlać faktyczne koszty ponoszone przez pracownika. Powinien zatem uwzględniać cenę wody, proszku do prania oraz zużytej energii elektrycznej. Poza tym w jego skład wchodzi również amortyzacja pralki używanej przez pracownika oraz nakład pracy na czynności związane z praniem. Gdy w ten sposób obliczony zostaje koszt pojedynczego prania, należy pomnożyć go przez liczbę wykonywanych prań. Najczęściej przyjmuje się, że to cztery prania w miesiącu, choć na niektórych stanowiskach, choćby związanych z gastronomią, odzież trzeba prać nawet codziennie.
Ponieważ większość pracodawców wypłaca ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, kalkulator mógłby okazać się bardzo przydatnym narzędziem. Jednak ponieważ nie ma uniwersalnych stawek za pranie i każdy element prania zależy indywidualnie od pracownika, nie ma również kalkulatora, który pozwalałby szybko wyliczyć uniwersalny koszt dla wszystkich. Nie jest to nawet polecane, gdyż wypłacane koszty powinny być jak najbliższe tym faktycznym, które ponosi pracownik. Jest jednak dobra wiadomość – możesz taki kalkulator stworzyć samodzielnie, np. w programie Excel. W ten sposób za pomocą odpowiednich formuł będziesz mógł poznać ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, wzór pozwoli Ci szybko wykonywać wyliczenia dla różnych pracowników.
Najprościej obliczyć ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, gdy pracownik oddaje ją do pralni. Wówczas podstawą do wypłacenia świadczenia jest po prostu paragon z odpowiedniego zakładu.
Ekwiwalent za odzież roboczą: kiedy wypłacać?
Również okresy wypłacania ekwiwalentu za odzież roboczą są sprawą określaną wyłącznie w wewnętrznych przepisach obowiązujących w danym zakładzie pracy. Może nim być regulamin lub układ zbiorowy pracy. Czasami jednak szczegóły dotyczące ekwiwalentu mogą znaleźć się również w zapisach umowy konkretnego pracownika.
Warto jednak pamiętać, że momenty wypłacania ekwiwalentu powinny być powiązane z okresem używalności odzieży roboczej. W końcu to świadczenie ma umożliwić pracownikowi zakup ubrań roboczych w takim terminie, by właściwie przygotować się do wykonywanych obowiązków. Dlatego przyjmuje się, że wypłata ekwiwalentu przysługuje pracownikowi jeszcze przed nabyciem nowych partii odzieży roboczej.
Autor:
Damian
Absolwent Wydziału Zarządzania i Komunikacji Społecznej Uniwersytetu Jagiellońskiego. Pasjonuje się sportem i historią. Na co dzień zajmuje się mediami społecznościowymi i marketingiem.
